情報共有ツール
「知の場」は、まず「情報共有ツール」として利用しましょう。
グループウェアやファイルサーバーの情報を、どんどん「知の場」に投入しましょう。
探し難かった情報が、容易に「検索」することができるようになります。
共有する情報を、どんどん「知の場スタッフ」に投げます。
投入方法は、フォーラムに投稿することが基本です。
・文章だけでも構いません。
・文章と画像があれば、わかりやすいです。
・添付ファイルつけて、説明を加えましょう。メールと同じです。
・ファイルだけ送ってもらっても、スタッフは、何とか「たたき台」にします。
見やすく統一化されたフォームで、整理整頓された情報として コースに加えられます。
「知の場」には、「検索エンジンDK-N1」が付属しているので、
YahooやGoogle同様に、社内の情報を検索できるようになります。
情報の改廃があれば、同じように投入してください。
ファイルを新規に置き換えたり、日単位や月単位に保存したり、
すべて 「知の場スタッフ」が行います。
コースとして、まとめて学習することも可能ですが、それは、研修用コースやマニュアルコースのような特殊なコースであり、通常は、検索して情報を探して、その周辺を学びながら、仕事に活かして行く、それが、「知の場」の使い方です。
IT技術はちょっと...というパソコンの操作が不得意な人でも、WEBで見やすく作るのは、「知の場スタッフ」の仕事ですから、すぐ参加できます。
これからは、その情報で何をするのか、新しい情報を、どう手に入れるか？ 情報の内容に関してのみ、考えればいいのです。
図表や挿絵を使って説明したい場合でも、紙に書いて「こんな風にまとめたい」とFAXすれば、それを元に「知の場スタッフ」が電子化してくれます。
餅は餅屋で、専門の仕事は、「知の場スタッフ」に任せた方が、早くて綺麗なはずです。
でも、「情報伝達スピード」の観点から、文書くらいは入力できるといいですね。
「知の場」に必要なITスキルは、Webで情報を見たり、検索したり、メールを書ける位あれば十分です。
「知の場」スタッフの第三者が整理整頓するから、維持管理を継続できるのです。
どう分類するのか、内部で討論して決めてくれれば、講師に確認して、その手順で分類して行きます。
皆さんの情報担当秘書として、有効にご活用下さい。